Zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym – termin, formularz i najczęstsze błędy

Czym jest zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym i dlaczego ma tak duże znaczenie?

Zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym to formalne pismo procesowe, którym wierzyciel informuje syndyka o przysługującej mu należności wobec upadłego. Nie jest to wniosek o zapłatę w klasycznym rozumieniu – to deklaracja uczestnictwa w postępowaniu. Tylko wierzytelności zgłoszone i uznane przez syndyka mogą zostać uwzględnione na liście wierzytelności i zaspokojone z funduszy masy upadłościowej.

Podstawę prawną reguluje art. 239 i następne Prawa upadłościowego (ustawa z dnia 28 lutego 2003 r.). Przepisy jednoznaczne stanowią, że wierzyciel, który nie zgłosi wierzytelności w terminie wyznaczonym przez sąd, ryzykuje utratą prawa do zaspokojenia w ramach danego postępowania – lub ponosi dodatkowe koszty w przypadku zgłoszenia spóźnionego.

W naszej praktyce dostrzegamy wyraźnie, że wielu wierzycieli – szczególnie mniejszych przedsiębiorców – traktuje to pismo jak zwykłe podanie. Tymczasem jeden brakujący dokument, błędnie określona kategoria albo przekroczony termin o jeden dzień potrafią przekreślić roszczenie warte kilkaset tysięcy złotych. To nie jest formalność. To warunek sine qua non uczestnictwa w podziale majątku dłużnika.

Kto powinien zgłosić wierzytelność?

Zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym może i powinien złożyć każdy wierzyciel osobisty upadłego – czyli podmiot, któremu dłużnik jest winien pieniądze na podstawie jakiegokolwiek tytułu: faktury, umowy, wyroku sądu, ugody, weksla czy innego dokumentu.

W praktyce dotyczy to m.in.:

• dostawców i kontrahentów handlowych – niezapłacone faktury za towary i usługi,
• pracowników – zaległe wynagrodzenia, odprawy, ekwiwalenty za urlop,
• banków i instytucji finansowych – niespłacone kredyty i pożyczki,
• Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i urzędów skarbowych – zaległe składki i podatki,

Osobną kategorię stanowią wierzyciele rzeczowi – czyli ci, których wierzytelność jest zabezpieczona hipoteką, zastawem rejestrowym lub zastawem zwykłym na majątku dłużnika. Formalnie mogą oni dochodzić zaspokojenia z przedmiotu zabezpieczenia bez zgłoszenia wierzytelności do masy, jednak zgłoszenie jest konieczne, jeśli chcą uczestniczyć w podziale pozostałych funduszy lub zabezpieczenie nie pokrywa całości długu.

Termin zgłoszenia wierzytelności w postępowaniu upadłościowym

Termin zgłoszenia wierzytelności jest każdorazowo wyznaczany przez sąd w postanowieniu o ogłoszeniu upadłości. Wynosi on co najmniej 30 dni i co najwyżej 3 miesiące od daty obwieszczenia postanowienia w Krajowym Rejestrze Zadłużonych (KRZ). W praktyce sądy najczęściej wyznaczają termin 30-dniowy, rzadziej 60-dniowy.Obwieszczenie postanowienia o ogłoszeniu upadłości następuje w KRZ (krz.ms.gov.pl) oraz w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. 

Przez lata pracy w naszej Kancelarii przekonaliśmy się, że wierzyciele najczęściej tracą termin dlatego, że w ogóle nie wiedzą o ogłoszeniu upadłości. Dłużnicy nie mają bowiem obowiązku informować wierzycieli o złożeniu wniosku upadłościowego. Dlatego jedyną skuteczną metodą ochrony jest aktywny monitoring KRZ.

Jak zgłosić wierzytelność przez KRZ – krok po kroku

Zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym składa się wyłącznie elektronicznie, przez portal Krajowego Rejestru Zadłużonych (krz.ms.gov.pl). Nie ma możliwości złożenia go w formie papierowej – od 1 grudnia 2021 r. KRZ jest jedynym dopuszczalnym kanałem.

Przed zgłoszeniem warto przygotować:

• profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny,
• sygnaturę postępowania upadłościowego (znajdziesz ją w KRZ),
• dokumenty źródłowe w formacie PDF (faktury, umowy, wyroki),
• dane upadłego i swoje dane identyfikacyjne (NIP, PESEL lub KRS).

Szacowany czas zgłoszenia to 30–60 minut dla jednej, nieskomplikowanej wierzytelności. Dla złożonych roszczeń z wieloma załącznikami może to trwać nawet 2 godziny.

Krok 1: Znajdź właściwe postępowanie w KRZ

Znajdź dłużnika po nazwie lub NIP/KRS. Sprawdź sygnaturę akt i datę ogłoszenia upadłości. Upewnij się, że postępowanie ma status „upadłościowe", a nie „restrukturyzacyjne" (np. sanacyjne lub układ). 

Krok 2: Zaloguj się przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany

Bez uwierzytelnienia system nie pozwoli nam złożyć żadnego pisma. Jeśli zgłaszasz wierzytelność w imieniu spółki, upewnij się, że jesteś zalogowany jako osoba uprawniona do reprezentacji (ujawniona w KRS) lub posiadasz aktualne pełnomocnictwo. 

Krok 3: Wypełnij formularz zgłoszenia wierzytelności

To najważniejszy i najbardziej czasochłonny krok. Formularz w KRZ jest ustrukturyzowany, ale musisz wiedzieć, co wpisać w każde pole. Najczęstszy błąd to błędne określenie kategorii wierzytelności. Błędna kategoria nie dyskwalifikuje zgłoszenia automatycznie, ale może być podstawą do sprzeciwu syndyka wobec listy – a zmiana kategorii po zatwierdzeniu listy jest bardzo trudna procesowo.

Krok 4: Dołącz dokumenty źródłowe jako załączniki

Syndyk weryfikuje wierzytelność na podstawie dokumentów – samo oświadczenie bez dowodów nie wystarczy do uznania roszczenia. Jeśli dołączasz wielostronicową umowę, zaznacz we wniosku, które paragrafy stanowią podstawę roszczenia.

Krok 5: Podpisz i wyślij zgłoszenie – zachowaj UPO

Podpisanie i wysłanie to akt procesowy – od tej chwili biegną terminy dla syndyka i dla Ciebie.

Co musi zawierać zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym?

Wymogi formalne zgłoszenia określa art. 240 Prawa upadłościowego. Pismo musi zawierać następujące elementy:

1. Dane wierzyciela – imię i nazwisko (lub firma), adres do korespondencji, NIP lub PESEL, numer KRS (dla podmiotów wpisanych do rejestru).

2. Dane dłużnika i oznaczenie postępowania – firma lub imię i nazwisko upadłego, sygnatura akt postępowania upadłościowego.

3. Określenie wierzytelności – kwota główna oraz osobno wyszczególnione: odsetki (z podaniem okresu i wysokości stopy procentowej), koszty postępowań sądowych i egzekucyjnych, inne należności uboczne.

4. Dowody uzasadniające zgłoszenie – dokumenty lub wskazanie dowodów, z których wynika istnienie i wysokość wierzytelności.

5. Kategoria wierzytelności – określona zgodnie z art. 342 Prawa upadłościowego (I–IV).

6. Zabezpieczenia – informacja, czy wierzytelność jest zabezpieczona na majątku dłużnika (hipoteka, zastaw, poręczenie) i w jakiej wysokości.

7. Stan sprawy, jeśli była prowadzona egzekucja – numer sprawy komorniczej, informacja o zajętym majątku.

8. Oświadczenie o zatrzymaniu przedmiotów dłużnika – jeśli wierzyciel posiada rzeczy należące do masy upadłości (np. majątek w depozycie).

Po latach doradztwa w zgłaszaniu wierzytelności zgodnie uważamy, że najtrudniejszą częścią formularza – i jednocześnie tą, która ma największy wpływ na wynik postępowania – jest prawidłowe określenie kwoty odsetek oraz kategorii wierzytelności. Błąd w kwocie głównej można korygować (choć z ograniczeniami), natomiast błędna kategoria może sprawić, że wierzytelność zostanie zaspokojona w ostatniej kolejności – lub wcale.

Jakie dokumenty dołączyć do zgłoszenia?

Do zgłoszenia wierzytelności w postępowaniu upadłościowym należy dołączyć dokumenty, które potwierdzają istnienie, wysokość i wymagalność wierzytelności. W praktyce są to:

Obowiązkowo (jeśli istnieją):

• faktury VAT, rachunki, noty obciążeniowe – dokumentujące konkretne transakcje,
• umowa będąca podstawą wierzytelności (lub jej istotne fragmenty),
• wyrok sądu, nakaz zapłaty, ugoda sądowa – jeśli roszczenie było dochodzone sądownie,
• wezwanie do zapłaty z dowodem doręczenia – potwierdzające wymagalność,
• dokumenty potwierdzające zabezpieczenie (wypis z księgi wieczystej, umowa zastawu).

Warto dołączyć:

• potwierdzenia przelewów lub protokoły odbioru – jeśli dokumentują wykonanie świadczenia przez wierzyciela,
• korespondencję z dłużnikiem potwierdzającą uznanie długu (nawet nieformalną),
• zestawienie należności na datę ogłoszenia upadłości – ułatwia syndykowi weryfikację.

Jeśli działasz przez pełnomocnika:

• pełnomocnictwo w formie elektronicznej podpisane kwalifikowanym podpisem lub profilem zaufanym.

Co dzieje się po złożeniu zgłoszenia – weryfikacja, lista wierzytelności, zatwierdzenie

Po złożeniu zgłoszenia wierzytelności w postępowaniu upadłościowym syndyk sprawdza każde zgłoszenie pod kątem formalnym (czy zawiera wszystkie wymagane elementy) i merytorycznym (czy wierzytelność rzeczywiście istnieje i w jakiej wysokości). Po weryfikacji wszystkich zgłoszeń syndyk sporządza listę wierzytelności i przekazuje ją sędziemu-komisarzowi. Lista jest publikowana w KRZ.

Jeśli nasza wierzytelność została odrzucona lub uznana w niższej kwocie, możemy złożyć sprzeciw. Termin na sprzeciw wynosi 2 tygodnie od obwieszczenia listy w KRZ. Sprzeciw składa się do sędziego-komisarza, który rozstrzyga go postanowieniem. Po rozpoznaniu sprzeciwów (lub po upływie terminu do ich złożenia) sędzia-komisarz zatwierdza listę wierzytelności. Zatwierdzona lista stanowi podstawę do sporządzenia planu podziału funduszów masy upadłościowej.

Kategorie zaspokojenia – w jakiej kolejności wierzyciele odzyskują pieniądze?

Zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym i jej uznanie przez syndyka nie oznacza, że otrzymamy zapłatę w pełnej kwocie – ani nawet że otrzymamy ją w ogóle. Kolejność zaspokojenia jest ściśle określona przez art. 342 i 343 Prawa upadłościowego i zależy od kategorii, do której należy Twoja wierzytelność.

Kategoria I – zaspokajana w pierwszej kolejności:

• koszty postępowania upadłościowego (wynagrodzenie syndyka, koszty sądowe),
• należności ze stosunku pracy za ostatnie 3 miesiące przed ogłoszeniem upadłości (do wysokości minimalnego wynagrodzenia),
• alimenty i renty z tytułu odszkodowania za wywołanie choroby, niezdolności do pracy, kalectwa lub śmierci,
• należności z umów o dzieło, agencyjnych i zlecenia za ostatnie 3 miesiące.

Kategoria II – zaspokajana po kategorii I:

• podatki, składki ZUS i inne należności publicznoprawne – za ostatnie 3 lata przed ogłoszeniem upadłości,
• należności z tytułu kar grzywny orzeczonych przez sąd.

Kategoria III – tu trafia większość wierzycieli handlowych:

• wszystkie pozostałe wierzytelności, które nie należą do kategorii I, II ani IV,
• w praktyce: niezapłacone faktury, roszczenia z tytułu umów, odszkodowania kontraktowe.

Kategoria IV – zaspokajana w ostatniej kolejności:

• odsetki od wierzytelności należących do wyższych kategorii,
• kary umowne,
• wierzytelności wspólników lub akcjonariuszy z tytułu pożyczek udzielonych spółce.

Wierzyciele rzeczowi (z hipoteką lub zastawem) mają pierwszeństwo zaspokojenia z konkretnego składnika majątku, na którym ustanowiono zabezpieczenie – poza kolejnością kategorii. Jeśli wartość zabezpieczenia nie pokrywa całości długu, reszta trafia do odpowiedniej kategorii jako wierzytelność niezabezpieczona.

Zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym po terminie – czy jeszcze można i jakie są konsekwencje?

Zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym po upływie wyznaczonego terminu jest dopuszczalne. Prawo upadłościowe nie zamyka tej drogi całkowicie, ale nakłada na spóźnionego wierzyciela konkretne konsekwencje.

Pierwszą z nich jest opłata za spóźnione zgłoszenie, która obejmuje m.in. koszty uzupełnienia listy wierzytelności. Przepis art. 235 Prawa upadłościowego wskazuje trzeci kwartał roku poprzedniego jako podstawę obliczenia tej opłaty. Opłata za zgłoszenie wierzytelności po terminie w 2026 roku wynosi zatem 1327,71 zł. Jest to zryczałtowany koszt postępowania, będący równowartością 15% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw z III kwartału roku poprzedniego.  Drugą, zdecydowanie gorszą, jest brak uczestnictwa w dotychczasowych planach podziału. Wierzyciel trzyma zaspokojenie dopiero z kolejnego planu podziału.

W naszym odczuciu spóźnione zgłoszenie wierzytelności warto złożyć zawsze – o ile postępowanie wciąż trwa. Koszty są zazwyczaj niewielkie w stosunku do potencjalnego odzysku. Syndyk może bowiem ujawnić nowe aktywa, a postępowanie może trwać, a masa może wzrosnąć.

Nie czekaj

Najważniejsza zasada, którą chcielibyśmy Państwa zostawić brzmi: nie czekajcie, aż syndyk się odezwie. Warto monitorować KRZ, działać szybko i kompletnie. Jeśli Twój dłużnik ogłosił upadłość – sprawdź dziś termin zgłoszenia w KRZ i przystąp do przygotowania dokumentacji. Jeśli masz wątpliwości co do kategorii wierzytelności, sposobu wyliczenia odsetek lub kompletności dokumentów – skonsultuj zgłoszenie z naszym doradcą restrukturyzacyjnym.