Przedsądowe wezwanie do zapłaty - czym jest, jak je napisać oraz jak należy postępować po jego otrzymaniu?

Przedsądowe wezwanie do zapłaty -  jak je napisać?

Wezwanie przedsądowe jest narzędziem, po które sięga coraz więcej wierzycieli. Jest to ostatnie pismo, które należy dostarczyć przed wejściem na drogę sądową. Wezwanie do zapłaty poprzedza przekazanie dłużnikowi monitu oraz upomnienia. Ustawodawca nie wskazuje, jaką powinny mieć formę, jednak najczęściej sporządzane są na piśmie. Przedsądowe wezwanie do zapłaty, ze względu na elementy, jakie zawiera, musi mieć formę pisemną. Jego nazwa potoczna to ostateczne wezwanie do zapłaty, ponieważ w sytuacji, gdy okaże się nieskuteczne, wierzyciel ma prawo dochodzić swoich praw na drodze sądowej. Przekazanie dokumentu dłużnikowi wieńczy zatem etap windykacji polubownej. Jak go napisać? Może być on sporządzony na wzorze, jednak trzeba pamiętać o elementach obligatoryjnych, pozwalających zidentyfikować osobę dłużnika i wierzyciela, rodzaj i kwotę długu oraz podstawę prawną, z której wynika roszczenie. Dzięki temu dłużnik nie będzie miał możliwości podważenia wezwania. Pismo można sporządzić samodzielnie, na co decyduje się większość przedsiębiorców. Jest ważne także wtedy, gdy nie podpisuje się pod nim prawnik. Niemniej jednak warto skorzystać z jego pomocy już na tym etapie. W grę wchodzi bowiem czynnik psychologiczny. Jeśli pod wezwaniem podpisze się nie tylko wierzyciel, ale też profesjonalna kancelaria restrukturyzacyjna, dłużnik uzna za realną groźbę dochodzenia swoich praw na drodze sądowej. Jest to etap, którego każdy, ze względu na czas i koszty, chciałby uniknąć. Sporządzenie dokumentu przez specjalistę daje też pewność, że zawiera on wszelkie niezbędne elementy. W rozmowach z wierzycielami często pada pytanie, ile wezwań do zapłaty można wysłać? Zależy to tak naprawdę od samego wierzyciela, choć przyjmuje się, że dopiero po monicie i upomnieniu przekazujemy przedsądowe wezwanie do zapłaty. Termin ustawowy, podobnie jak ilość pism, nie został przez ustawodawcę wskazany. 

Wezwanie do zapłaty - ile dni na odpowiedź?

Przedsądowe wezwanie do zapłaty nie ma większej mocy prawnej, lecz mimo to jest jednym z ważniejszych narzędzi windykacji polubownej. Umożliwia wykazanie próby dochodzenia należności poza drogą sądową, a dodatkowo pozwala poinformować dłużnika o ewentualnych konsekwencjach braku płatności. Najczęściej dłużnik próbuje podjąć działania ugodowe, otrzymując wezwanie do zapłaty. Ile dni ma na uregulowanie należności? Tyle, ile zostało wskazane w wezwaniu, przy czym najczęściej jest to 7 dni. Wierzyciel wyznacza termin samodzielnie, biorąc pod uwagę własne potrzeby, a także możliwości dłużnika. Jeśli ten nie dysponuje wolnymi środkami, może zwrócić się do wierzyciela na przykład z prośbą o rozłożeniu płatności na raty. Powinien to zrobić niezwłocznie, w terminie, który został mu wyznaczony na uregulowanie zobowiązania. Ustawodawca nie wskazuje jednak terminu w sposób jednoznaczny. Wezwanie przedsądowe do zapłaty musi też zostać dostarczone tak, aby dłużnik miał możliwość się z nim zapoznać. 

Jakie elementy powinno zawierać skuteczne wezwanie przedsądowe do zapłaty?

Przedsądowe wezwanie do zapłaty zawiera następujące elementy:

• jednoznaczne zatytułowanie żądania,
• dane wierzyciela i dłużnika,
• data i miejsce sporządzenia,
• podstawa prawna roszczenia,
• kwota zaległości i ewentualne odsetki,
• sposób uregulowania długu,
• termin na uregulowanie płatności,
• informacja o chęci polubownego rozwiązania sporu,
• informacja o skutkach braku dokonania zapłaty.

W punkcie ostatnim należy zawrzeć wzmiankę o możliwości wystąpienia na drogę sądową i obciążenie dłużnika kosztami postępowania. Ostatnim dokumentem, jaki w toku windykacji polubownej wysyła wierzyciel (pierwszy to monit, a drugi - upomnienie), jest wezwanie do zapłaty. Wzór można znaleźć w internecie, jednak w przypadku samodzielnego wypełnienia należy sprawdzić, czy zawiera on wszelkie niezbędne elementy. Ustawodawca nie wyszczególnia, co powinno znaleźć się w treści wezwania, ale biorąc pod uwagę cel, w jakim jest wystosowane, trzeba skupić się na wyżej wymienionych elementach. Braki formalne nie powodują co prawda nieważności pisma, ale dłużnik może w takiej sytuacji negować zasadność wezwania. Wierzyciele najczęściej przesyłają pismo wraz z poprawkami, ale wydłuża to czas oczekiwania na zapłatę. W tym miejscu pojawia się pytanie, jak wysłać wezwanie do zapłaty, aby było skuteczne? Najlepiej zrobić to za pośrednictwem Poczty Polskiej lub firmy kurierskiej, jednak nie ma przeciwwskazań do przekazania pisma mailowo. Forma elektroniczna nie powoduje nieważności dokumentu, ale w takiej sytuacji warto zadbać o to, by dłużnik potwierdził odbiór wiadomości. 

Jak postępować po otrzymaniu przedsądowego wezwania do zapłaty?

Pierwsze wezwanie do zapłaty, które nosi nazwę monitu, najczęściej nie budzi większego niepokoju. Niemniej jednak przedsądowe wezwanie to już znacznie poważniejsza sprawa. Widmo procesu sądowego budzi w dłużnikach lęk, ale nie jest jeszcze powodem do niepokoju. Po otrzymaniu wezwania przedsądowego należy:

• sprawdzić zasadność pisma - od kogo pochodzi i jakiego zobowiązania dotyczy. Kluczowa jest kwota oraz ewentualne odsetki, które zostały do niej doliczone. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości należy skontaktować się z nadawcą pisma, a jeśli to nie pomoże, warto zwrócić się po profesjonalną pomoc,
• sprawdzić, czy zobowiązanie nie uległo przedawnieniu - dotyczy to zwłaszcza zobowiązań sprzed wielu lat, o które nagle upomina się wierzyciel. Przedawnienie powoduje nieważność wezwania,
• podjąć odpowiednie działania - pozostawienie wezwania bez odzewu nie jest rozwiązaniem, może natomiast stanowić źródło jeszcze większych problemów.

Wezwanie do zapłaty przedsądowe powinno skłonić dłużnika do uregulowania zobowiązania. Dlatego też, jeśli tylko istnieje taka możliwość, warto spłacić dług w całości. Należy jednak pamiętać, że rozwiązaniem nie jest zaciąganie kolejnych pożyczek lub kredytów. W ten sposób można wpaść w pętlę kredytową, która przejawia się tym, że jedno zobowiązanie spłacane jest innym. W przypadku braku wolnych środków pieniężnych warto spróbować podjąć z wierzycielem negocjacje. Ci, którzy wysyłają ostateczne wezwanie przedsądowe, nie zawsze są do nich skłonni, jednak próba podjęcia rozmowy przemawia na korzyść dłużnika. Być może uda się wypracować porozumienie, rozkładając dług na raty. Ugoda z wierzycielem to sposób na polubowne rozwiązanie sporu, bez wchodzenia na drogę sądową. W razie potrzeby warto też sięgnąć po profesjonalną pomoc, którą oferuje doświadczony w sprawach związanych z zadłużeniem adwokat. Wsparcie specjalisty jest nieodzowne zwłaszcza dla tych, którzy nie potrafią samodzielnie podjąć prób negocjacji lub boją się, że ich działania zakończą się niepowodzeniem.

Kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne?

Przedsądowe wezwanie do zwrotu pieniędzy musi nie tylko zawierać wymagane elementy, ale również zostać dostarczone w odpowiednim terminie. Ustawodawca jako datę graniczną wskazuje termin przedawnienia, który może być inny dla różnego typu zobowiązań. I tak:

• ogólny termin przedawnienia wynosi 6 lat (o ile inne przepisy nie stanowią inaczej) lub
• termin przedawnienia wynosi 3 lata dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz związanych z działalnością gospodarczą.

Przepisy regulują jednak kwestię następujących długów:

• mandat - przedawnia się po roku,
• roszczenia z tytułu umowy przewozu albo umowy przedwstępnej - przedawniają się po roku,
• roszczenia wynikające z tytułu umowy sprzedaży - przedawniają się po 2 latach,
• roszczenia przedsiębiorcy z tytułu nieopłaconej faktury - przedawniają się po 2 latach,
• roszczenia za usługi telekomunikacyjne - przedawniają się po 2 latach,
• roszczenia dostawcy z tytułu dokonania dostawy - przedawniają się po 2 latach,
• roszczenia z tytułu umowy o dzieło - przedawniają się po 2 latach (od dnia oddania dzieła),
• należności z tytułu kary umownej - przedawniają się po 3 latach,
• dług za niezapłaconą lub niezwróconą kaucję - przedawnia się po 3 latach,
• roszczenia z tytułu umowy o pracę - przedawniają się po 3 latach (od dnia, w którym pracodawca powinien dokonać wypłaty wynagrodzenia),
• roszczenia z tytułu umowy ubezpieczeniowej - przedawniają się po 3 latach,
• zadłużenia podatkowe - przedawniają się po 3 lub 5 latach (w zależności od rodzaju podatku).

Kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne? Pismo przedsądowe nie ma mocy prawnej także w sytuacji, gdy dłużnik dokonał płatności na rzecz wierzyciela. Ponadto świadczenie, jakiego żąda wierzyciel, musi być wymagane - nie można wysłać dokumentu przed terminem płatności. Wezwanie do zapłaty nie będzie zasadne, jeśli zostanie wystosowane w postępowaniu, jakim jest restrukturyzacja firmy. Wtedy też dąży się do tego, aby zaspokoić wierzycieli, a tym samym zredukować zadłużenie przedsiębiorstwa.