Jak ogłosić upadłość firmy - kompletny poradnik krok po kroku

Jak ogłosić upadłość firmy – czym jest niewypłacalność i kiedy trzeba to zrobić?

Zanim padnie pytanie, jak ogłosić upadłość firmy, warto ustalić, czy sytuacja finansowa przedsiębiorstwa rzeczywiście uzasadnia taki krok. Upadłość firmy to formalne postępowanie sądowe, którego celem jest zaspokojenie wierzycieli z majątku przedsiębiorstwa, które utraciło zdolność do regulowania swoich zobowiązań. Punktem wyjścia dla całej procedury jest zawsze faktyczna niewypłacalność.

Prawo upadłościowe z dnia 28 lutego 2003 roku definiuje niewypłacalność na dwa sposoby, w zależności od tego, z jakim rodzajem trudności finansowych mamy do czynienia.

Niewypłacalność płynnościowa. Dłużnik jest niewypłacalny, jeżeli utracił zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych. Ustawa wprowadza tu domniemanie, które w praktyce znacznie ułatwia ocenę sytuacji. Jeśli opóźnienie w regulowaniu zobowiązań przekracza trzy miesiące, przyjmuje się, że firma jest niewypłacalna, chyba że wykaże się coś przeciwnego.

Nadmierne zadłużenie. Ta przesłanka dotyczy głównie spółek kapitałowych, czyli spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, prostych spółek akcyjnych i spółek akcyjnych. Dłużnik jest niewypłacalny również wtedy, gdy jego zobowiązania pieniężne przekraczają wartość posiadanego majątku, a stan ten utrzymuje się nieprzerwanie przez okres dłuższy niż dwadzieścia cztery miesiące. W praktyce oznacza to, że nawet firma, która na bieżąco reguluje faktury, może zostać uznana za niewypłacalną, jeśli jej bilans od dwóch lat pokazuje przewagę zobowiązań nad aktywami.

Warto pamiętać, że niewypłacalność to stan faktyczny i prawny, a upadłość to dopiero formalna konsekwencja tego stanu, którą trzeba samodzielnie zainicjować wnioskiem do sądu.

Jak ogłosić upadłość firmy – kto może i musi złożyć wniosek?

Odpowiedź na pytanie, jak ogłosić upadłość firmy, wymaga też ustalenia, kto właściwie jest do tego uprawniony, a kto ma taki obowiązek.

Wniosek o ogłoszenie upadłości może złożyć przede wszystkim sam dłużnik. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej jest to sam przedsiębiorca, w przypadku spółki osobowej obowiązek spoczywa na wspólnikach ponoszących odpowiedzialność za jej zobowiązania całym majątkiem, a w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i spółce akcyjnej obowiązek ten wykonuje zarząd. Uprawnienie do złożenia wniosku przysługuje również prokurentowi.

Wniosek może złożyć także wierzyciel osobisty dłużnika, jeśli uzna, że dalsze czekanie na spłatę należności nie ma sensu. W określonych sytuacjach do złożenia wniosku uprawnieni są również kurator, likwidator czy organ udzielający pomocy publicznej, choć to przypadki znacznie rzadsze i dotyczą specyficznych form prowadzenia działalności.

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza może ogłosić upadłość? 

Tak. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG jest traktowany jak przedsiębiorca w rozumieniu Kodeksu cywilnego i podlega tym samym zasadom ogłaszania upadłości co spółki, z tą różnicą, że odpowiada całym swoim majątkiem prywatnym, nie tylko firmowym.

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG bywają zaskoczone, gdy słyszą, że przepisy prawa upadłościowego dotyczą ich w takim samym stopniu jak dużych spółek. To błędne przekonanie, które kosztowało niejednego przedsiębiorcę utratę czasu na próby ratowania sytuacji sposobami, które nie mają umocowania w przepisach. Jednoosobowa działalność gospodarcza jest traktowana jak przedsiębiorca w rozumieniu Kodeksu cywilnego i może, a w razie niewypłacalności musi, ogłosić upadłość na tych samych zasadach co spółka.

Jak ogłosić upadłość firmy krok po kroku?

To sedno pytania, jak ogłosić upadłość firmy w praktyce. Poniższa sekwencja opisuje w uproszczeniu proces od momentu podjęcia decyzji aż po wyznaczenie syndyka. Cała procedura, licząc od złożenia kompletnego wniosku do wydania postanowienia przez sąd, trwa zwykle od kilku tygodni do kilku czy kilkunastu miesięcy, choć samo postępowanie upadłościowe po ogłoszeniu upadłości może ciągnąć się znacznie dłużej.

Krok 1. Przeanalizowanie sytuacji finansowej firmy

Zanim złożymy jakikolwiek wniosek, sprawdźmy, czy firma rzeczywiście spełnia przesłanki niewypłacalności opisane wcześniej w tym artykule. Ten krok jest ważny, ponieważ sąd oddali wniosek złożony przez podmiot, który faktycznie zachował zdolność do regulowania zobowiązań.

Najlepiej przygotować zestawienie bieżących zobowiązań z terminami ich wymagalności i sprawdzić, czy opóźnienia przekraczają trzy miesiące. Jeśli prowadzimy spółkę kapitałową, porównajmy też wartość zobowiązań z wartością majątku firmy na podstawie ostatniego bilansu. Księgowość przedsiębiorstwa nie powinna być obca z pojęciem wiekowania zobowiązań, co daje potem możliwie klarowny obraz sytuacji.

Najczęstszy błąd na tym etapie to mylenie chwilowego problemu z płynnością, na przykład spowodowanego jednym spóźnionym kontrahentem, z trwałą niewypłacalnością. Jeśli sytuacja ma charakter przejściowy, warto rozważyć najpierw negocjacje z wierzycielami albo restrukturyzację, o czym więcej w dalszej części artykułu. Sprawdźmy zatem listę należności krótkoterminowych i zweryfikujmy jaka jest rzeczywista szansa na uzyskanie zapłaty. Nie można przecież wykluczyć, że nasze problemy płynnościowe pozostają tylko przejściowe i zostaną zażegnane przy zaangażowaniu się w windykację należnych nam środków.

Krok 2. Ustalmy termin i zbierzmy wymaganą dokumentację

Od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości, mamy trzydzieści dni na złożenie wniosku. 

Skompletujmy aktualny wykaz majątku wraz z szacunkową wyceną, bilans sporządzony nie wcześniej niż trzydzieści dni przed złożeniem wniosku, spis wierzycieli z adresami i wysokością wierzytelności, a także wykaz tytułów egzekucyjnych i wykonawczych przeciwko firmie.

Podanie nieprawdziwych danych we wniosku rodzi odpowiedzialność karną, dlatego lepiej opóźnić złożenie wniosku o kilka dni i sprawdzić dane dwa razy, niż złożyć dokument z błędami.

Krok 3. Ustalmy właściwy sąd

Wniosek trzeba złożyć do sądu właściwego dla głównego ośrodka podstawowej działalności dłużnika, nie do dowolnego sądu rejonowego. Sprawdźmy, gdzie firma faktycznie i regularnie prowadzi działalność gospodarczą, rozpoznawalną dla osób trzecich. W praktyce dla osoby prawnej domniemywa się, że jest to miejsce siedziby, a dla osoby fizycznej prowadzącej działalność, główne miejsce jej wykonywania.

Adres siedziby wpisany do KRS czy CEIDG nie zawsze pokrywa się z miejscem faktycznego prowadzenia działalności. Jeśli te dwie lokalizacje się różnią, o właściwości sądu decyduje ta faktyczna.

Krok 4. Zdecydujmy o trybie postępowania

Na tym etapie trzeba określić, czy wniosek ma dotyczyć upadłości z możliwością zawarcia układu z wierzycielami, czy upadłości obejmującej likwidację majątku.

Jeśli istnieje realna szansa, że kontynuacja działalności pozwoli zaspokoić wierzycieli w wyższym stopniu niż jej likwidacja, warto wnioskować o wariant z możliwością układu. Jeśli takiej perspektywy nie ma, wniosek powinien dotyczyć wprost likwidacji majątku.

Wybór wariantu układowego bez realnych podstaw tylko wydłuża postępowanie i zwiększa jego koszty, bo sąd i tak ostatecznie zdecyduje o likwidacji, jeśli układ okaże się nierealny. Z drugiej strony jednak, nierzadko nawet mocno zadłużona firma może utrzymać swój byt dzięki restrukturyzacji. Po odpowiedź na to pytanie najlepiej udać się do licencjonowanego doradcy restrukturyzacyjnego.

Krok 5. Złóżmy wniosek przez system Krajowego Rejestru Zadłużonych

Od grudnia 2021 roku wniosek o ogłoszenie upadłości składa się wyłącznie elektronicznie, przez Portal Krajowego Rejestru Zadłużonych.

Załóż konto w systemie KRZ, potencjalnie najpierw dla siebie, potem dla reprezentowanego przez nas podmiotu. Potem uzupełnij formularz zgodnie z wymaganiami dla pisma procesowego i dołącz skompletowane w kroku 2 dokumenty. Do wniosku trzeba dołączyć dowód uiszczenia opłaty sądowej oraz zaliczki na koszty postępowania, których wysokość jest aktualizowana co roku, dlatego warto sprawdzić bieżącą kwotę bezpośrednio przed złożeniem wniosku.

Braki formalne, na przykład brak podpisu elektronicznego czy niekompletny wykaz majątku, wydłużają rozpatrzenie sprawy, bo sąd wzywa do uzupełnienia w wyznaczonym terminie.

Krok 6. Poczekajmy na rozpatrzenie wniosku przez sąd

Sąd bada, czy dłużnik posiada zdolność upadłościową i czy rzeczywiście jest niewypłacalny.

Bądźmy gotowi na ewentualne wezwania do uzupełnienia dokumentacji lub złożenia dodatkowych wyjaśnień. Sąd może też zabezpieczyć majątek dłużnika jeszcze przed wydaniem postanowienia o ogłoszeniu upadłości, najczęściej robi to poprzez powołanie Tymczasowego Nadzorcy Sądowego. Ta osoba weryfikuje aktualny stan faktyczny w przedsiębiorstwie, szacuje koszty postępowania upadłościowego oraz perspektywy jego przeprowadzenia. W razie pozytywnej oceny TNS sądy najczęściej otwierają postępowania upadłościowe, a sam nadzorca obejmuje funkcję syndyka.

Krok 7. Współpracuj z wyznaczonym syndykiem

Z dniem ogłoszenia upadłości sąd wyznacza syndyka, który przejmuje zarząd nad majątkiem firmy. Mamy obowiązek wydania syndykowi majątku oraz dokumentacji dotyczącej działalności, majątku i rozliczeń firmy. Utrudnianie pracy syndyka albo ukrywanie składników majątku rodzi odpowiedzialność karną i pogarsza sytuację samego dłużnika, a nie tylko wierzycieli. Gdy syndyk ma pełny dostęp do majątku i dokumentacji firmy, a formalna procedura ogłoszenia upadłości jest zamknięta, od tego momentu zaczyna się właściwe postępowanie upadłościowe.

Po przejściu tych siedmiu kroków mamy za sobą całą procedurę ogłoszenia upadłości. Często najwięcej problemów sprawia nie sama procedura formalna, tylko moment podjęcia decyzji, czyli krok pierwszy. Przedsiębiorcy zwlekają z uznaniem niewypłacalności, a im dłużej zwlekają, tym mniej mają realnych opcji na dalszych etapach.

Przeprowadzenie postępowania upadłościowego to już odrębny temat, a jego przebieg pozostaje bardzo uzależniony od stanu faktycznego konkretnej sprawy.

Jak ogłosić upadłość firmy – ile to kosztuje i ile trwa?

Pytanie o koszty i czas trwania procedury pojawia się niemal zawsze zaraz po pytaniu, jak ogłosić upadłość firmy, i to zrozumiałe, bo od tych dwóch czynników zależy, czy w ogóle warto rozpoczynać postępowanie.

Na koszty wniosku o ogłoszenie upadłości składają się dwa elementy. Pierwszy to opłata sądowa od wniosku, która dla firmy wynosi 1000 złotych. Drugi to zaliczka na koszty postępowania, której wysokość jest ustalana corocznie jako jednokrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. W ostatnich latach kwota ta oscylowała w granicach ośmiu tysięcy złotych, dlatego przed złożeniem wniosku warto sprawdzić aktualną wysokość, bo zmienia się co roku. Do tego dochodzą koszty właściwego postępowania upadłościowego, w tym wynagrodzenie syndyka, które pokrywane jest już z masy upadłości, a nie bezpośrednio przez dłużnika.

Czas trwania samego postępowania o ogłoszenie upadłości, czyli od złożenia wniosku do wydania postanowienia przez sąd, to zwykle kilka tygodni do kilku miesięcy, w zależności od kompletności dokumentacji i obciążenia danego sądu. Znacznie dłużej trwa właściwe postępowanie upadłościowe po ogłoszeniu upadłości, obejmujące listę wierzytelności, sprzedaż majątku i podział środków. To proces, który w zależności od skali majątku i liczby wierzycieli może zająć od kilkunastu miesięcy do kilku lat.

Jak ogłosić upadłość firmy – jakie są tego skutki dla przedsiębiorcy?

Decyzja o tym, jak ogłosić upadłość firmy, powinna być poprzedzona pełną świadomością konsekwencji, jakie to wywoła i to zarówno dla samej firmy, jak i dla osoby, która nią zarządzała.

Najważniejszym skutkiem jest utrata przez dłużnika prawa do zarządzania własnym majątkiem na rzecz syndyka. Cały majątek firmy, a w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej także majątek prywatny przedsiębiorcy, wchodzi w skład tak zwanej masy upadłości. Z masy upadłości zaspokajani są kolejno wierzyciele, zgodnie z ustaloną przez prawo kolejnością.

Ogłoszenie upadłości oznacza też natychmiastową wymagalność wszystkich zobowiązań pieniężnych upadłego, nawet tych, które pierwotnie miały być spłacane w ratach przez kolejne lata. Do nazwy przedsiębiorstwa dodaje się określenie „w upadłości", a sprawy sądowe i administracyjne dotyczące majątku wchodzącego w skład masy upadłości prowadzi już wyłącznie syndyk.

Skutki odczuwają również pracownicy zatrudnieni w upadłej firmie. Syndyk może rozwiązać umowy o pracę, w niektórych sytuacjach nawet bez zachowania okresu wypowiedzenia. Pracownicy mogą wtedy dochodzić swoich należności, w tym zaległych wynagrodzeń, z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, niezależnie od tego, czy firma ma jeszcze jakikolwiek majątek.

Warto też odpowiedzieć na pytanie, które pojawia się właściwie w każdej rozmowie o upadłości, czyli czy firma może dalej działać po ogłoszeniu upadłości. Co do zasady nie, bo postępowanie zmierza do likwidacji majątku, a nie do kontynuacji działalności. W praktyce zdarzają się jednak sytuacje, w których syndyk czasowo prowadzi przedsiębiorstwo dalej, jeśli jest to korzystniejsze dla wierzycieli niż natychmiastowa wyprzedaż majątku, na przykład gdy firma ma podpisane kontrakty w toku realizacji. Podczas trwania postępowania upadłościowego może też paść oferta nabycia takiego przedsiębiorstwa, co jednak również pozostaje materiałem na odrębny wpis.

Ogłoszenie upadłości firmy a konsekwencje spóźnienia z wnioskiem?

Zdecydowanie najczęstszym pytaniem, które pojawia się przy temacie, jak ogłosić upadłość firmy, jest to o konsekwencje zwłoki. I nie bez powodu, bo przepisy w tym zakresie są dość surowe.

Osoba zobowiązana do złożenia wniosku, która nie zrobi tego w terminie trzydziestu dni od wystąpienia niewypłacalności, naraża się na trzy odrębne rodzaje odpowiedzialności. Pierwsza to odpowiedzialność odszkodowawcza wobec wierzycieli, oparta na przepisach Prawa upadłościowego. Druga to odpowiedzialność majątkowa członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością na podstawie art. 299 Kodeksu spółek handlowych, który pozwala wierzycielom dochodzić spłaty bezpośrednio z majątku prywatnego członków zarządu, jeśli egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna. Trzecia to odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe spółki, wynikająca z art. 116 Ordynacji podatkowej.

Do tego dochodzi możliwość orzeczenia przez sąd zakazu prowadzenia działalności gospodarczej oraz pełnienia funkcji w organach spółek, na okres od roku do dziesięciu lat.

Ogłosić upadłość firmy, czy jednak wybrać restrukturyzację?

Zanim ostatecznie zdecydujemy, jak ogłosić upadłość firmy, warto sprawdzić, czy w danej sytuacji nie lepszym rozwiązaniem będzie restrukturyzacja. To pytanie, które powinno paść na samym początku, a nie dopiero po złożeniu wniosku upadłościowego.

Restrukturyzacja, w przeciwieństwie do upadłości, ma na celu uratowanie przedsiębiorstwa, a nie likwidację jego majątku. Prawo restrukturyzacyjne przewiduje cztery tryby postępowania, dobierane w zależności od skali problemu i stopnia zaawansowania sporu z wierzycielami.

Postępowanie o zatwierdzenie układu pozwala dłużnikowi samodzielnie zbierać głosy wierzycieli, z pomocą nadzorcy układu, bez większego udziału sądu na wstępnym etapie. Przyspieszone postępowanie układowe umożliwia zawarcie układu po sporządzeniu uproszczonego spisu wierzytelności, pod nadzorem sądowym. Postępowanie układowe to wariant dla bardziej skomplikowanych spraw, ze spornym spisem wierzytelności. Postępowanie sanacyjne to najdalej idący tryb, dający dłużnikowi ochronę przed egzekucją i możliwość przeprowadzenia głębokich działań naprawczych, w tym zwolnień grupowych czy odstąpienia od niekorzystnych umów.

Kluczowa różnica praktyczna jest taka, że w restrukturyzacji majątek dłużnika nie musi być sprzedawany w celu zaspokojenia wierzycieli, tylko służy dalszemu prowadzeniu działalności, z której środki mają spłacić zobowiązania zgodnie z warunkami układu. To rozwiązanie warto rozważyć zawsze wtedy, gdy firma ma jeszcze realny potencjał operacyjny, na przykład stały portfel klientów czy wartościowe kontrakty, a jej problemem jest głównie struktura zadłużenia, a nie brak rynku na jej usługi czy produkty. Restrukturyzację można zresztą zainicjować już na etapie zagrożenia niewypłacalnością, czyli zanim jeszcze dojdzie do formalnego przekroczenia progów opisanych na początku tego artykułu, i to moim zdaniem najlepszy możliwy moment na taką decyzję.

Jak sprawdzić, czy firma jest w upadłości? 

Informację o toczącym się postępowaniu upadłościowym można zweryfikować bezpłatnie w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, a dodatkowo w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz w rejestrach CEIDG i KRS.

Czy upadłość oznacza automatyczne umorzenie wszystkich długów? 

Nie. Zobowiązania powstałe przed dniem ogłoszenia upadłości są w pierwszej kolejności zaspokajane z majątku dłużnika. Dopiero część, która nie zostanie spłacona w toku postępowania, może podlegać umorzeniu, i to na zasadach szczegółowo określonych w przepisach, a nie automatycznie oraz tylko co do przedsiębiorców będących osobami fizycznymi

Ogłoszenie upadłości firmy to proces sformalizowany, ale przewidywalny, jeśli zna się dokładną kolejność kroków i aktualne terminy. Jeśli po lekturze tego artykułu wciąż masz wątpliwości, czy Twoja sytuacja kwalifikuje się do złożenia wniosku, czy raczej do restrukturyzacji, warto skonsultować to z doradcą restrukturyzacyjnym lub kancelarią specjalizującą się w prawie upadłościowym, zanim upłynie ustawowy termin trzydziestu dni.