Zawieszenie działalności gospodarczej krok po kroku — co musisz wiedzieć?

Prowadzenie własnej firmy to nie tylko szansa na rozwój i realizację zawodowych ambicji, ale także konieczność mierzenia się z różnorodnymi wyzwaniami. Niekiedy przedsiębiorca może stanąć przed decyzją o czasowym wstrzymaniu działalności. 

Zawieszenie działalności gospodarczej to procedura, która pozwala na przerwę w prowadzeniu firmy bez konieczności jej likwidacji. W niniejszym artykule przedstawimy szczegółowe informacje dotyczące tego procesu, uwzględniając obowiązujące przepisy oraz praktyczne wskazówki.

Co to jest zawieszenie działalności gospodarczej?

Zawieszenie działalności gospodarczej to formalne wstrzymanie prowadzenia firmy na określony (lub nieokreślony) czas. W tym okresie przedsiębiorca nie może świadczyć usług, sprzedawać towarów, ani osiągać przychodów z bieżącej działalności. Zawieszenie nie oznacza jednak całkowitego zaprzestania funkcjonowania firmy – przedsiębiorca nadal może podejmować określone czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Zawieszenie działalności może być jednym z elementów bardziej kompleksowego procesu, jakim jest restrukturyzacja firmy. 

Decyzja o czasowym wstrzymaniu powinna być podyktowana chęcią poprawy płynności finansowej, negocjacjami z wierzycielami czy dostosowaniem modelu biznesowego do zmieniających się warunków rynkowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorca może uniknąć likwidacji firmy i znaleźć nowe rozwiązania umożliwiające jej dalsze funkcjonowanie po wznowieniu działalności.

Kto może zawiesić działalność gospodarczą?

Zawieszenie działalności gospodarczej nie jest dostępne dla wszystkich przedsiębiorców. Możliwość tę mają przede wszystkim osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółek cywilnych, pod warunkiem że nie zatrudniają pracowników na podstawie umowy o pracę. 

Warunki zawieszenia działalności

Aby móc zawiesić działalność gospodarczą, przedsiębiorca musi spełnić określone warunki. Przede wszystkim nie może zatrudniać pracowników na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania czy spółdzielczej umowy o pracę. Jeśli przedsiębiorca zatrudnia takie osoby, przed zawieszeniem działalności musi rozwiązać z nimi umowy o pracę i wyrejestrować je z ubezpieczeń w ciągu 7 dni od daty ustania stosunku pracy.

Wyjątkiem od tej zasady są sytuacje, gdy pracownicy przebywają na urlopie macierzyńskim, wychowawczym lub rodzicielskim i nie łączą korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu. W takim przypadku przedsiębiorca może zawiesić działalność bez konieczności rozwiązywania umów o pracę.

Przedsiębiorca bez pracowników

Przedsiębiorcy niezatrudniający pracowników mogą skorzystać z uproszczonej procedury zawieszenia działalności. W tym celu wystarczy złożyć wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wniosek ten można złożyć osobiście w urzędzie miasta lub gminy, listownie z notarialnie poświadczonym podpisem lub elektronicznie za pośrednictwem platformy Biznes.gov.pl, korzystając z profilu zaufanego lub e-dowodu.

Jak złożyć wniosek o zawieszenie działalności?

Proces zawieszenia działalności gospodarczej wymaga złożenia odpowiedniego wniosku. Przedsiębiorca ma do wyboru kilka metod, w zależności od preferencji i dostępnych narzędzi.

Formularz CEIDG-1

Podstawowym dokumentem jest formularz CEIDG-1 – Wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wniosek ten służy zarówno do rejestracji, jak i do zgłaszania zmian, w tym zawieszenia działalności. Formularz można pobrać ze strony Biznes.gov.pl lub otrzymać w urzędzie miasta czy gminy. 

Należy go wypełnić czytelnie, bez poprawek i skreśleń, podając m.in. dane identyfikacyjne przedsiębiorcy oraz datę rozpoczęcia zawieszenia.

Zgłoszenie elektroniczne

Coraz popularniejszą formą jest składanie wniosku drogą elektroniczną. Aby to zrobić, należy zalogować się na platformie Biznes.gov.pl, korzystając z profilu zaufanego lub e-dowodu. Po zalogowaniu należy wybrać opcję „Zmień dane w CEIDG” i postępować zgodnie z instrukcjami. 

Wniosek składany online jest równoważny z wnioskiem papierowym i nie wymaga dodatkowych wizyt w urzędzie.

Na jaki okres można zawiesić działalność gospodarczą?

Przedsiębiorca ma możliwość zawieszenia działalności na czas określony lub nieokreślony, w zależności od formy prawnej prowadzonej działalności oraz indywidualnych potrzeb.

Okres minimalny i maksymalny

Dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, czyli głównie osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólników spółek cywilnych, minimalny okres zawieszenia wynosi 30 dni. Nie ma natomiast maksymalnego limitu czasu zawieszenia – działalność można zawiesić na czas nieokreślony.

W przypadku przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), np. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółek akcyjnych, okres zawieszenia może trwać od 30 dni do maksymalnie 24 miesięcy. Po upływie tego czasu konieczne jest wznowienie działalności lub jej likwidacja.

Bezterminowe zawieszenie

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą skorzystać z opcji bezterminowego zawieszenia działalności. W przeciwieństwie do spółek zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), które mają ograniczony maksymalny czas zawieszenia, osoby fizyczne nie muszą wskazywać konkretnej daty wznowienia działalności.

Należy jednak pamiętać, że mimo zawieszenia firma wciąż widnieje w rejestrach jako podmiot gospodarczy. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien monitorować zmieniające się przepisy oraz dbać o kwestie podatkowe i księgowe, które mogą go dotyczyć, nawet jeśli działalność jest formalnie zawieszona. Ponadto, w przypadku zamiaru całkowitego zaprzestania prowadzenia działalności, konieczne będzie jej wykreślenie z CEIDG.

Jakie są obowiązki przedsiębiorcy podczas zawieszenia działalności?

Zawieszenie działalności gospodarczej nie oznacza całkowitego braku zobowiązań wobec urzędów i instytucji. Choć przedsiębiorca nie prowadzi aktywnej działalności, nadal musi przestrzegać określonych obowiązków, zwłaszcza w zakresie podatków oraz składek na ZUS. 

Jeśli przedsiębiorca jest dłużnikiem, zawieszenie działalności może ułatwić wstrzymanie egzekucji komorniczej, jednak ostateczna decyzja w tej sprawie zależy od decyzji sądu.

Podatki dochodowe i składki ZUS

Podczas zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie musi opłacać składek na ubezpieczenie zdrowotne, emerytalne ani społeczne. Warto jednak pamiętać, że brak składek może wpłynąć na przyszłe uprawnienia emerytalne. Z tego powodu, niektórzy przedsiębiorcy, decydują się na dobrowolne ubezpieczenie emerytalne lub zdrowotne.

Jeśli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, musi pamiętać o składaniu deklaracji JPK_V7 – nawet jeśli w danym okresie nie wystąpiły żadne transakcje. W przypadku działalności opodatkowanej ryczałtem nie ma obowiązku składania miesięcznych czy kwartalnych deklaracji podatkowych.

Złożenie zeznania rocznego

Mimo zawieszenia działalności, przedsiębiorca jest zobowiązany do złożenia rocznego zeznania podatkowego. W deklaracji należy wykazać wszelkie przychody osiągnięte przed zawieszeniem działalności oraz ewentualne koszty ponoszone podczas okresu zawieszenia.

Przedsiębiorca powinien również sprawdzić, czy w okresie zawieszenia nie musi składać dodatkowych dokumentów związanych np. z transakcjami dokonywanymi przed zawieszeniem firmy lub ze sprzedażą środków trwałych.

Co można robić w trakcie zawieszenia działalności?

Zawieszenie działalności nie oznacza całkowitego zakazu wykonywania czynności gospodarczych. Ustawa Prawo przedsiębiorców przewiduje kilka wyjątków, które pozwalają na podejmowanie określonych działań.

Czynności niezbędne do zachowania źródła przychodów

Przedsiębiorca może podejmować działania mające na celu zabezpieczenie swojej firmy przed utratą wartości i potencjalnymi stratami finansowymi. Może to obejmować m.in.:

• regulowanie zobowiązań powstałych przed zawieszeniem działalności,
• dochodzenie należności od kontrahentów,
• wykonywanie czynności koniecznych do zachowania mienia przedsiębiorstwa,
• zbywanie środków trwałych, które nie są już potrzebne.

Oprócz tego przedsiębiorca może także uczestniczyć w postępowaniach sądowych dotyczących jego działalności gospodarczej, a także kontynuować działania marketingowe czy analizować rynek, przygotowując się do ewentualnego wznowienia działalności.

Korzyści i ograniczenia związane z zawieszeniem działalności

Decyzja o zawieszeniu działalności firmy wiąże się zarówno z korzyściami, jak i pewnymi ograniczeniami. Warto przeanalizować oba aspekty przed podjęciem ostatecznej decyzji.

Ulgi finansowe i udogodnienia podatkowe

Jednym z największych atutów zawieszenia działalności gospodarczej jest brak obowiązku opłacania składek na ZUS, w tym składek na ubezpieczenie zdrowotne. 

Zawieszenie działalności pozwala również uniknąć obowiązku płacenia zaliczek na podatek dochodowy, o ile przedsiębiorca nie uzyskuje dochodów podlegających opodatkowaniu. Warto jednak pamiętać o obowiązku złożenia zeznania rocznego oraz o konieczności regulowania zobowiązań podatkowych związanych z wcześniejszymi transakcjami.

Przerwa w składkach ZUS i podatkach dochodowych

Brak konieczności regulowania składek ZUS oraz podatków dochodowych to główna zaleta zawieszenia działalności. Należy jednak pamiętać, że okres zawieszenia nie wlicza się do stażu emerytalnego i może wpłynąć na wysokość przyszłej emerytury.

Przedsiębiorca, który planuje zawieszenie działalności na dłuższy czas, powinien rozważyć wykupienie dobrowolnych składek na ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenie zdrowotne, aby uniknąć przerwy w ubezpieczeniu.

Jak wznowić działalność gospodarczą po zawieszeniu?

Po okresie zawieszenia przedsiębiorca może wznowić działalność w dowolnym momencie, składając odpowiedni wniosek do CEIDG lub KRS.

Wniosek o wznowienie działalności

Aby wznowić działalność gospodarczą, należy złożyć wniosek CEIDG-1 (dla jednoosobowej działalności gospodarczej) lub odpowiedni wniosek do KRS (dla spółek). Proces ten można przeprowadzić:

• osobiście w urzędzie miasta lub gminy,
• listownie (z podpisem poświadczonym notarialnie),
• elektronicznie przez Biznes.gov.pl.

Wznowienie działalności oznacza konieczność ponownego regulowania składek ZUS, zaliczek na podatek dochodowy oraz obowiązków związanych z rejestrem podatników VAT. Warto również poinformować kontrahentów i klientów o powrocie na rynek oraz odświeżyć strategię biznesową.

Podsumowanie

Zawieszenie działalności gospodarczej to skuteczne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy chcą czasowo wstrzymać swoją aktywność bez konieczności likwidacji firmy. 

Przedsiębiorca w okresie zawieszenia może uniknąć wielu kosztów, ale musi pamiętać o obowiązkach związanych z podatkami, ZUS i ewidencją księgową. Należy także dokładnie zaplanować moment wznowienia działalności, aby uniknąć potencjalnych trudności finansowych i organizacyjnych.

Jeśli zawieszenie działalności jest częścią większego planu finansowego lub organizacyjnego, warto rozważyć wsparcie specjalistów. Profesjonalna kancelaria restrukturyzacyjna może pomóc w analizie sytuacji firmy i zaproponować rozwiązania dostosowane do aktualnych potrzeb przedsiębiorcy.