Biała lista (powszechnie znana jako biała księga podatków, rejestr płatników vat czy spis VAT) stanowi wykaz podmiotów: zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.
Zadaniem białej listy jest umożliwienie weryfikacji kontrahenta pod względem podawanych przez niego danych rejestrowanych oraz wskazanego do rozliczeń rachunku bankowego. Przedsiębiorca, korzystając z ujawnionych rachunków na białej liście, unika ryzyka udziału w karuzelach VAT. Wykaz umożliwia sprawdzenie kontrahenta na wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany.
Jak działa rejestr płatników VAT?
Weryfikacji kontrahentów może dokonać każda osoba. Biała lista prowadzona jest przez Ministerstwo Finansów, pod adresem: www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. Zainteresowany może wejść na stronę i po wpisaniu jednych z 4 danych identyfikacyjnych kontrahenta: numer konta, numer NIP, numer REGON lub co najmniej 5 znaków nazwy podmiotu, zobaczy czy jego kontrahent figuruje w rejestrze VAT.
Jakie dane przedsiębiorcy można znaleźć na białej liście?
Biała lista umożliwia weryfikację m.in. nazwy firmy, statusu podatnika VAT, numeru REGON, numeru KRS (jeżeli podmiot jest zarejestrowany), adresu siedziby, informacji o dacie rejestracji jako podatnika VAT czy też numerów rachunków rozliczeniowych prowadzonych przez bank lub SKOK.
Jeżeli zapłata jest dokonywana na rzecz podatnika VAT czynnego, rozliczenia między kontrahentami powinny być wykonywane na rachunek ujawniony na białej liście.
Q&A
Jak zgłosić rachunek na białą listę?
Podatnik prowadzący działalność gospodarczą jest zobowiązany do zgłoszenia swoich rachunków bankowych przy rejestracji firmy – odpowiednio w CEIDG dla jednoosobowych działalności gospodarczych i w KRS dla spółek. W przypadku zmiany rachunku, podatnik jest zobowiązany do jego aktualizacji. Zaraportowane przez podatnika dane stanowią źródło do ich automatycznego pobrania i ujawnienia na białej liście VAT.
Kiedy trzeba płacić na konto z białej listy?
Ustawodawca, od stycznia 2020 r. przewidział sankcje dla przedsiębiorcy za dokonanie rozliczenia ze swoim kontrahentem przy użyciu innego rachunku niż wskazany na białej liście – dotyczy transakcji powyżej 15.000 zł. Przedsiębiorca dokonując zapłaty na rachunek spoza listy, w takiej sytuacji nie ma możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów tej kwoty oraz ponosi wraz ze swoim kontrahentem ryzyko odpowiedzialności za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od tej transakcji.
Czy wszyscy muszą być na białej liście?
Na białej liście koniecznie muszą się znaleźć przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT. Transakcje z podatnikami zwolnionymi z VAT czy też niezarejestrowanymi do VAT, podlegają mniejszemu rygorowi. Z tego powodu nie przewiduje się sankcji za dokonanie rozliczenia na rachunek tych podatników nieujawniony na białej liście.
Kto zgłasza rachunek na białą listę?
Rachunek na białą listę jest zgłaszany automatycznie, nie wymaga dodatkowych czynności od podatnika. Dane o rachunku pobierane są z rejestrów przedsiębiorców.
Jakie rachunki powinny być na białej liście?
Na białej liście znajdują się numery rachunków bankowych, które przedsiębiorca wykorzystuje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Na liście ujawniane są wyłącznie numery rachunków rozliczeniowych. Nie są publikowane prywatne numery rachunków bankowych nawet w sytuacji, gdy przedsiębiorca wykorzystuje je przy rozliczaniu z kontrahentami.
Magdalena Jabłońska
Partner, adwokat , doradca restrukturyzacyjny, numer licencji: 2031
